Образец заполнения заявления по форме 1П на замену паспорта. Так же вам необходимо заполнить бланк для записи на присягу.
После утверждения три экземпляра описи возвращаются в архив суда и хранятся у работника, ответственного за работу архива, в специальном наряде. Первый контрольный экземпляр описи остается в государственном архиве. На экземпляре описи, который хранится в архиве суда, государственный архив ставит штамп о принятии документов на учет и дату утверждения описи экспертно-проверочной комиссией. После утверждения годовых разделов описей экспертно-проверочной комиссией государственного архива суд получает право самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов за этот период (за исключением судебных решений и личных дел), по которым истек срок хранения, установленный.
Документы временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архив в те же сроки, что и документы постоянного хранения по описям, составленным отдельно от описей на дела (наряды) постоянного хранения и по личному составу. Документы временного хранения (до 10 лет) или "до минования надобности" в архив не передаются. По истечении срока хранения или по миновании надобности они уничтожаются, о чем составляется акт (приложение 6). Гражданские, административные, уголовные дела (наряды), апелляционные, кассационные и надзорные производства передаются в архив по описям.
О передаче дела (наряда) делается отметка на обороте карточки с указанием даты и подписи лица, сдающего и принимающего дело (наряд). Результаты сдачи оформляются актом, в котором указываются: дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера. Акт подписывается секретарем, работником, отвечающим за ведение архива, и начальником отдела дело/судопроизводства и утверждается председателем суда (судебной коллегии).
При передаче дел (нарядов) в архив особое внимание должно обращаться на правильность формирования и оформления дел (нарядов), которые должны храниться постоянно. Поступившие в архив суда дела (наряды) и другие документы хранятся по фондам в хронологическом порядке. Дела (наряды) систематизируются в зависимости от объема дел (нарядов) по 10 - 50 дел (нарядов) в коробке. На корешке обложки каждой коробки указываются начальные и конечные регистрационные номера дел (нарядов), помещенных в коробку.
Дела, по которым судебные решения не обращены к исполнению в нарушение, утвержденной, и, утвержденной, в архив суда не сдаются. На учетно-статистической карточке делается отметка о том, у кого находится дело на хранении.
Почему так случилось
Из архива суда дела (наряды) выдаются в структурные подразделения по служебной необходимости во временное пользование с письменного разрешения председателя суда (судебной коллегии), заместителя председателя суда. Отметка о выдаче дела (наряда) производится в журнале (приложение 12), где указываются: номер дела (наряда), дата выдачи, кому выдано, с какой целью, роспись в получении дела и дата возвращения дела (наряда), при этом письменные запросы хранятся в отдельном наряде.
Передаче на хранение в государственные архивы подлежат: дела общего делопроизводства постоянного срока хранения - по истечении 15-летнего срока хранения в архиве суда (судебной коллегии); судебные дела постоянного срока хранения - по истечении 75-летнего срока хранения в архиве суда (судебной коллегии). Вместе с делами общего делопроизводства и нарядами в государственный архив передаются три экземпляра утвержденных описей. Перед сдачей дел на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива работник отдела дело/судопроизводства, ответственный за работу архива, проводит проверку наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния дел (нарядов) и дел общего делопроизводства, включенных в годовые разделы описей по структурным подразделениям.
При обнаружении неисправимых повреждений документов в делах (нарядах) и делах общего делопроизводства работник отдела дело/судопроизводства, ответственный за ведение архива, и работник государственного архива составляет акт (приложение 10). Устранение обнаруженных дефектов проводится силами работников суда (судебной коллегии). Акты о неисправимых повреждениях документов рассматриваются и согласовываются с экспертно-проверочной комиссией государственного архива. Сдача дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на хранение в государственный архив оформляется актом, который составляется в двух экземплярах (приложение 7).
Сдатчик (архив суда) и приемщик (государственный архив) расписываются в акте приема-передачи дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на обоих экземплярах акта сдачи документов. При сдаче в государственный архив вместе с документами передаются три экземпляра утвержденных описей. Описи в трех экземплярах и один экземпляр акта остаются в государственном архиве. Второй экземпляр акта возвращается в архив суда после его оформления. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел (нарядов) и дел общего делопроизводства, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номер отсутствующих дел (нарядов).
Номера отсутствующих дел (нарядов) и дел общего делопроизводства оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение в государственный архив. Причины их отсутствия - в прилагаемой к акту приема-передачи справке суда. Суд, передающий документы на хранение в государственный архив, обязан принять меры к восстановлению утраченных производств в соответствии с. На отсутствующие документы составляется акт об их утрате. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями, если они есть в наличии (приложение 11). Перевозку дел (нарядов) в государственный архив обеспечивает суд.
Учет документов в архиве суда - это средство контроля за наличием и обеспечением их сохранности. Все материалы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны. Основными учетными документами в архиве суда являются: паспорт архива (приложение 9); сводная номенклатура дел (нарядов) суда; описи дел (нарядов) постоянного хранения; книга учета поступления и выбытия документов; книга учета выдачи документов во временное служебное пользование; акты о выделении к уничтожению дел (нарядов), не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение; акты приема-передачи документов на хранение в государственный архив; акты проверки наличия и состояния дел (нарядов).
Вспомогательными учетными документами являются: книги учета дел (нарядов) постоянного хранения; книги учета дел (нарядов) временного (свыше 10 лет) хранения.
Дела (наряды) учитываются по описям. Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении. Описи дел (нарядов) постоянного и временного (более 10 лет) хранения нумеруются отдельно.
Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования (с изменениями на 30 декабря 2013 года)
Ведется раздельно учет поступлений дел (нарядов) постоянного и временного (более 10 лет) хранения. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах.
Архив суда ежегодно (по состоянию на 1 декабря) представляет в государственный архив паспорт архива (приложение 9) и сведения об изменениях в составе и объеме фондов. В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве суда комиссией, назначаемой председателем суда (судебной коллегии) или его заместителем, с участием представителей управления (отдела) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации производится проверка наличия и состояния дел (нарядов). В ходе проверки осуществляется: установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве; выявление и устранение недостатков в учете документов; выявление отсутствующих документов и организация их розыска; выявление и учет документов, требующих реставрации, профилактической и технической обработки (приложение 8).
Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования (с изменениями на 30 декабря 2013 года)
Проверка проводится в сроки, установленные председателем суда (судебной коллегии), но не реже одного раза в пять лет при большом объеме документов. Каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов, при которых имеются основания предполагать их порчу или утрату, результаты проверки оформляются актом, который докладывается председателю суда (судебной коллегии). Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве: после перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц; при смене председателя суда (судебной коллегии), руководителя архива или лица, ответственного за работу архива.
При проверке наличия и состояния документов необходимо: сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения; изымать дела, не внесенные в опись; изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания. Если при проверке обнаружено отсутствие дел (нарядов) или их неисправимые повреждения, то на основании распоряжения председателя суда (судебной коллегии) организуется розыск необнаруженных дел (нарядов).
Изучить все учтенные документы по выдаче дел (нарядов) из хранилища; организовать розыск не обнаруженных при проверке дел (нарядов) в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела (наряды), предварительно изучив их сдаточные описи; проверить находящиеся рядом дела (наряды); изучить дело фонда - акты о выделении дел к уничтожению, ранее составленные акты проверки наличия и состояния. Обнаруженные в итоге розыска дела (наряды) размещаются на соответствующие места, а в карточке учета необнаруженных дел (нарядов) делается отметка об их обнаружении с указанием даты и подписи должностного лица.
Дела (наряды), причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов.
В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела (наряда), и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска экспертной комиссией суда и утверждения ее решения председателем суда (судебной коллегии) необнаруженные документы снимаются с учета (приложение 11).
Паспорт архива суда
После утверждения актов об отсутствии дел (нарядов) или неисправимых повреждениях, необнаруженные и поврежденные дела (наряды) исключаются из описей листов фондов. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись "проверено", проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных государственным архивом.
Для обеспечения сохранности и поиска архивных документов, использования содержащейся в них информации в архиве создается научно-справочный аппарат. В состав научно-справочного аппарата входят: учетная документация; картотеки, в которых сведения о содержании документальных материалов отражены на алфавитных и регистрационных карточках; методические пособия по различным видам архивных работ и документальной части делопроизводства; исторические справки и дополнения к ним как носящие первичную информацию. Использование документов архива суда проводится только с разрешения председателя суда.
Работник отдела дело/судопроизводства, ответственный за работу архива, для служебного использования документальных материалов архива суда: выдает документальные материалы в структурные подразделения; направляет на основании письменного запроса материалы в другие организации и учреждения по указанию председателя суда (судебной коллегии); информирует председателя суда (судебной коллегии) о составе и содержании документальных материалов; выдает справки о реабилитации и выписки из архивных документов. Работники, получившие документальные материалы, отвечают за их сохранность.
Порядок хранения в архиве суда изъятых у лиц, содержащихся под стражей, паспортов, военных билетов и депутатских удостоверений, орденских книжек и других личных документов, а также выдачи копий документов и выписок по запросам организаций, учреждений и физических лиц определяется в соответствии с, утвержденной, и, утвержденной (приложения 12, 13). Документы, без необходимости приобщенные следователем или дознавателем к делу (изъятые в ходе расследования дела и не приобщенные к материалам дела в качестве вещественных доказательств), с разрешения председателя суда (судебной коллегии) или его заместителя могут быть выданы их законным владельцам.
Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по запросам. Выдача дел, находящихся в архиве, производится по письменным заявкам судей и руководителей подразделений под роспись в книге учета выдачи документов во временное пользование. Выдача дел производится с письменного разрешения председателя суда или его заместителя. На выданное дело заводится карточка-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело.
Дела выдаются на срок не более одного месяца.
Выдача находящихся в архиве судебных дел для ознакомления с его материалами лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном председателем суда (пункт в редакции. Ознакомление с судебным делом производится в помещении суда в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений. Судебные дела (иные материалы), находящиеся на архивном хранении, выдаются для ознакомления в помещении суда на основании письменного заявления и при предъявлении документов согласно, утвержденной.
Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим лицам: (Абзац дополнительно включен) обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям (,); (Абзац дополнительно включен) потерпевшим; (Абзац дополнительно включен) гражданскому истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску; (Абзац дополнительно включен) гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска (,); (Абзац дополнительно включен) сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям; (Абзац дополнительно включен) реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти - родственникам (иждивенцам) в части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получения с них копий.
(Абзац дополнительно включен) Все перечисленные лица снимают копии по письменному заявлению в порядке, установленном председателем суда.
Паспорт архива суда (рекомендуемый образец заполнения)
Данное письменное заявление с разрешающей резолюцией председателя суда (его заместителя) подшивается в судебное дело, находящееся на хранении в архиве суда. В случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия. (Абзац дополнительно включен) Снятые перечисленными лицами за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.
Данной Инструкции, делают письменную отметку о своем ознакомлении с делом на документе (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом. Данный документ подшивается к делу специалистом архива и вносится во внутреннюю опись дела. При отказе указанных лиц от подписи запись об ознакомлении производится специалистом архива. После ознакомления с судебным делом (иными материалами) уполномоченный работник архива суда в присутствии лица, которое ознакомилось с судебным делом (иными материалами), проверяет состояние данного дела и наличие всех документов в деле, делает отметку в заявлении о том, что дело возвращено.
В случае если после возвращения дела уполномоченным работником аппарата суда выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда либо его заместителю. Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве суда, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения судьи, в производстве которого находилось дело, или председателя суда (его заместителя).
Выдача таких копий из судебного дела специалистом архива иным лицам и организациям производится по письменному запросу или заявлению на основании резолюции председателя суда (его заместителя). С приговора, решения, определения или постановления, вынесенного по делу, снимаются копии, которые заверяются подписями судьи и секретаря суда либо иного уполномоченного работника аппарата суда и гербовой печатью суда. (Абзац дополнительно включен) Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов суда осуществляется уполномоченными работниками архива суда. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп "КОПИЯ".
(Абзац дополнительно включен) В случае, если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления) делается об этом отметка. На копии судебного акта также делается отметка о дате вступления его в законную силу и указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находится дело.
Паспорт архива суда
(Абзац дополнительно включен) Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются уполномоченным работником архива суда в день поступления заявления, а при невозможности - в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты. (Абзац дополнительно включен) Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте.
Паспорт архива суда
(Абзац дополнительно включен) Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в справочном листе.
Почему так случилось
(Абзац дополнительно включен) Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений, судебных приказов) осуществляется по письменному мотивированному заявлению лица в установленном председателем суда порядке. Другие, не установленные настоящей Инструкцией, правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных актов, вступивших в законную силу, определяются председателем суда. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью "пронумеровано и скреплено печатью ___ листов, подпись ________" с указанием суда, которым выдается копия документа, подпись скрепляется печатью суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.